Hvordan legge til en fil til en Cabinet Fil

En effektiv arkivsystem gjør et kontor synes organisert og effektiv . Erfarne brukere kan vurdere innlevering prosessen grei, men operasjonen kan være forvirrende for de som er ukjent med det . Arkiveringssystemer spenner fra det enkle til det komplekse , og kontorer velge en filing metode som er best for deres spesielle virksomhet . Bestemme arkivsystem i bruk er det første skrittet mot å lære hvordan å sende inn en mappe . Instruksjoner
en

Undersøke kategoriene i kabinettet for å avgjøre innlevering bestilling blir brukt . Vanlige arkiveringssystemer er alfabetisk , numerisk og kronologisk . Filer kan også ordnes av saksforholdet eller geografi .
To

sammenligne etiketten på mappen til etikettene på kabinettet skuffer for å finne ut hvor filen skal være. For eksempel , i en alfabetisk arkivsystem , en skuff kan være merket for mapper med titler som begynner med en bokstav i gruppen " A til G. " I en numerisk arkivsystem , kan det merkes for mapper i gruppen " 00001-00030 . "
3

Åpne den aktuelle skuffen og ser gjennom etikettene for å finne den beste plasseringen for den mappe . Hvis mappen er merket " G - 00035 ", da må det være mellom mapper " G - 00034 " og "G - 00036 . "
4

Sett mappen . Det bør være på linje med de andre mappene og vendt i samme retning slik at etiketten er synlig .