Hva er en kryssreferanse System

? Enten du oppbevare papir filer , elektroniske data eller en opptelling av fysiske objekter , hjelper et arkivsystem holde ting organisert . Uten et godt system , kan du tilbringe timer å søke etter noe som skulle ha vært på fingertuppene . Og , når du finner den , kan det hende du ikke har all informasjon du trenger hvis det er ikke alt på ett sted . Kryssreferanser kan du med et øyekast se hvor du har lagret relatert informasjon . Helseregister

Et godt arkivsystem bør være tilgjengelig . Hvis postene du holde ikke kan være lett funnet av noen som kjenner systemet , er det ikke effektivt . Mens ulike typer informasjon krever ulike systemer , er de fleste arkiveringssystemer fordelt på fag før de er alfabetisert eller sette i kronologisk rekkefølge . Alle filer som angår " pågående prosjekter " for eksempel , ville bli gruppert sammen . Imidlertid kan en enkelt fil hører under mer enn ett fag overskriften , og det er her kryssreferanser kommer inn i bildet .
Hva kryssreferanser Er

Et kors - referansesystem gjør det mulig å lage et notat på en gitt fil som forteller deg hvor relatert informasjon passer innenfor arkivsystem . Si du har en gjeldende prosjekt som refererer til forskning notater du har gjort på et gitt emne . At forskning hører under overskriften " forskning ", og ikke under " pågående prosjekter ", fordi det kan være relevant til andre prosjekter eller filer . Hvis du arkivert det bare med din nåværende prosjekter du må søke for å finne det når du trengte det for et annet prosjekt . Filing den under " forskning ", og deretter lage et notat under " pågående prosjekter " om hvor du finner den , er kryssreferanser .
Bruken av kryssreferanser

kryssreferanser kan du holde som fag sammen for enkel tilgang og å finne relatert informasjon uten unødvendig leting . Hvis , for eksempel, ble du inventorying dine samler baseball kort , må du kanskje finne de kortene som er knyttet til et gitt år , lag eller spiller , men du kan bare sende dem på ett sted . Du kan gruppere alle kortene om et gitt team sammen og sette dem i kronologisk rekkefølge , men spillerne bytte lag . Å gjøre et notat av alle lagene at en gitt spilleren har vært på og i hvilke år , kan du enkelt spore at spillerens kort .
Hvordan kryssreferanse

Effektiv kryssreferanser er avhengig av enkelhet . Hvis du prøver å organisere alt med for mange kategorier , ender du opp med en rot av notater . Breaking filene ned av faget fungerer bare når du bruker brede , allmenne fag og deretter kryssreferanse mellom disse fagene . For eksempel kan du bryte dine personlige filer ned i kategorier som " budsjetter ", " kvitteringer ", " faktura " og " regninger ", og deretter sette dem i kronologisk rekkefølge . Med bare fire kategorier , kan du krysse - referanse som fakturaer og regninger du har betalt ved å ha et notecard i filen med en liste over hvilke som kan finnes i din " kvitteringer "-filen . Dette gjør at du vet på et øyeblikk hva som fortsatt er utestående. Men hvis du prøver å kategorisere etter selskap , må du gå gjennom hver selskapets fil for å finne denne informasjonen . Denne prosessen kan være nødvendig for en stor virksomhet som omhandler mange spesifikke selskaper , men upraktisk for personlige utgifter eller mindre bedrifter .