Hjem Hage
med papir i et arkivskap , må en person være på kontoret for å få tilgang til dokumentet , eller han må ta filen med ham . En papirløse kontoret gjør at arbeidstakere skal få tilgang til dokumenter fra hvor som helst som har en PC-tilkobling , inkludert en smart telefon . Dette gjør det mulig for ansatte å være mer effektiv når du arbeider i fjerntliggende områder .
Dokumenter kan lett ligger
del av å etablere et papirløst kontor er å finne ut hvordan filene vil være heter . Deretter kan du enkelt finne en fil ved hjelp av filnavn . Hvis du ikke vet filnavnet , kan du utføre et søk etter bestemte søkeord i dokumentet og finne det på den måten . I en virksomhet som omhandler kontonummer eller stedfortredere sporingsnumrene til dokumenter , kan dokumenter søkte og enkelt hentes av disse tallene . Et dokument kan refereres til av et navn eller en by av bolig uten å ha forskjellige filer for hver kategori .
Tryggere og sikrere Dokumenter arkiv
Viktige dokumenter i et arkivskap kan være tapt for alltid i en brann eller annen katastrofe . Papirløs dokumenter som er lagret elektronisk kan enkelt sikkerhetskopieres . Sikkerhetskopieringen kan være ekstern og borte fra kontoret . Med sikkerhetskopierte dokumenter , kan du være oppe og raskt i gang igjen . Ødeleggelse av papirdokumenter kan bety ødeleggelse av din virksomhet og inntektskilde . Med riktige sikkerhetstiltak , er det vanskeligere for noen å bryte seg inn i elektroniske filer og stjele dem enn å bryte seg inn i et kontor og stjele konfidensiell kunde eller klientinformasjon .
Hensyn
Bruk minst to sikkerhetskopier av dokumenter , med én ekstern . Bruk profesjonell programvare laget for et kontor for å lage dine papirløs dokumenter . Ha en prosess på plass for å arkivere eldre elektroniske dokumenter og navngi dem på en gjenkjennelig måte , kanskje innlemme etableringen dato som en del av navnet . Alltid kryptere sensitive data for å beskytte det . Men holde papirkopier av profesjonelle lisenser og dokumenter visse signert .