fordeler og Ulemper med kronologisk Filing

Kronologisk innlevering er en metode for arkivering dokumenter som gjør det mulig å opprettholde alle dokumenter knyttet til en bestemt transaksjon eller forretningsforhold . Chief blant sine fordeler er at kronologisk innlevering er grundig journalføring . Det er i stand til å fortelle en historie om transaksjonen eller forholdet til en person kjent med hendelsene . Imidlertid har kronologisk arkivering sine ulemper og sin søster filing metoden kan gi et bedre system , avhengig av dokumentene som blir vedlikeholdt . Definisjon

kronologisk arkivering betyr organisere dokumenter , kvitteringer og andre poster ved hjelp datoen på dokumentet eller datoen da filen ble opprettet eller endret . Den eldste dokumentet er plassert på begynnelsen av filen med alle etterfølgende dokumenter blir plassert på en lignende måte i henhold til dato og måned ( f.eks , 1.august 15. september 30. august ) .
Pros

kronologisk innlevering er en utmerket metode for større innkjøp og vesentlige forretningsforbindelser. Alle relaterte dokumenter holdes fra kjøpsdato eller starten av forholdet til gjeldende dag , noe som gjør det mulig å forklare nøyaktig hvordan hendelser har skjedd, og hva folk eller enheter har vært involvert . Grundighet i kronologisk innlevering kan være spesielt nyttig i rettssaker . Kronologisk arkivering lar deg også rask tilgang til bestemte dokumenter du trenger uten å søke gjennom hele filen så lenge du vet tidsramme som dokumentene ble opprettet eller endret .
Cons

kronologisk innlevering kan føre til at filer tar opp en enorm mengde plass . Også , kan kronologiske filene inneholder uviktige papirer , for eksempel standardbrev og rutine korrespondanse , som ikke trenger å bli arkivert . Siden alle papirer knyttet til en sak holdes det kan være vanskelig å lett trekke et bestemt dokument som du trenger hvis du ikke vet datoen den ble opprettet eller endret . En måte å redusere denne ulempen er å opprettholde en indeks over alle dokumenter i filen med én kolonne notering datoen for dokumentet og en annen kolonne som beskriver dokumentet, slik at du enkelt kan finne et bestemt dokument . Indeksen skal oppdateres hver gang et nytt dokument blir lagt til filen .
Omvendt kronologisk Filing

En annen beslektet , men annen metode for innlevering , er omvendt kronologisk arkivering . Ved hjelp av denne metoden , er det nyeste dokumentet plasseres i begynnelsen av filen med alle dokumenter blir arkivert på en lignende måte (f.eks , 1. juni , 1. mai , 1. april ) . Enten å bruke kronologisk eller omvendt kronologisk metode er en personlig preferanse , men mange foretrekker sistnevnte for innlevering elementer som betales med kredittkort eller regninger fordi eldre fakturaer og bekreftelser betalings kan sjelden trenger å nås .